EPI-INFO
und
das
Jahr-2000-Problem!
( So, mittlerweile haben wir das Jahr 2000 erreicht, ich hoffe, alle Ihre Epi-Info-Programme funktionieren noch! Falls doch Probleme aufreten, vielleicht können die nachfolgenden Erläuterungen helfen?! Weil der Counter so schön ist, lasse ich ihn einfach weiter bis zum Jahr 2007 zählen, der nächste Silvester kommt bestimmt...... )
Wenn Sie mit Epi-Info arbeiten und Datenbanken und /oder Dateien benutzen, die 2-stellige Datumsangaben verwenden und beabsichtigen, diese auch über das Jahr 2000 hinaus zu benutzen, dann sollten Sie die 2-stelligen Jahreszahlen in diesen Dateien in 4 Stellen umwandeln, um mögliche Probleme in Programmen, Check-Dateien und Berichten zu vermeiden! Im Folgenden werden Ihnen Anweisungen gegeben, um bestehende Dateisysteme umzuwandeln, welche mit früheren Versionen von Epi-Info erstellt wurden und demzufolge nur 2 Stellen für die Jahreszahl enthalten.
Erweiterung des Datenbestandes auf Jahr-2000-Tauglichkeit
Als Erstes, bevor Sie
irgend etwas verändern, machen Sie bitte eine komplette
Datensicherung (Backup) ihrer erstellten Dateien, vergewissern
Sie sich, dass die Kopien auch funktionstüchtig sind und
verwahren Sie die Daten an einem sicheren Ort!
Betrachten Sie das Bildschirmformat ihrer Dateneingabemaske in dem Sie das Modul "Enter" oder "EnterX" aufrufen und den Namen der entsprechenden REC-Datei eingeben. Suchen Sie alle Datenfelder, welche Jahreszahlen enthalten. Falls es keine Datums-Felder nach dem Schema <mm/dd/yy> oder <dd/mm/yy> gibt oder diese bereits zu <mm/dd/yyyy> oder <dd/mm/yyyy> umgewandelt wurden, dann brauchen Sie nichts mehr zu ändern!
Sollten jedoch Felder mit 2-stelligen Jahresangaben existieren, vergewissern Sie sich, ob in der Eingabemaske noch genügend Platz vorhanden ist, um überall die Jahreszahlen auf 4 Stellen zu ergänzen! Sollte dies zutreffen, können Sie das Programm "YYTOYYYY.EXE" zur Konvertierung verwenden, wie es im nächsten Abschnitt beschrieben wird. Ansonsten lesen Sie bitte beim Abschnitt "Ändern und, falls nötig, Erstellen einer QES-Datei".
Wie benutzt man YYTOYYYY.EXE zum Konvertieren von Datumsfeldern?
YYTOYYYY.EXE ist ein
kleines Hilfsprogramm, welches eine neue leere Datenbankdatei
( REC-Datei) erstellt und sowohl den englischen als auch den
europäischen 2-stelligen Datumsfeldern 2 weitere Stellen hinzufügt.
Mit dem Modul MERGE können dann bereits existierende Datenbestände
in die neu erstellte und noch leere Datenbankdatei eingebunden
werden! Um Datumsangaben in einer Datei namens BEISPIELDATEI.REC
in das Schema <mm/dd/yyyy> oder <dd/mm/yyyy> zu
konvertieren sind folgende Schritte nötig:
Ausführen des Programms
YYTOYYYY.EXE durch Eingabe von
YYTOYYYY BEISPIELDATEI.REC am DOS-Prompt.
Ausführen von ENTER.EXE
durch Eingabe von
ENTER BEISPIELDATEI.REC am DOS-Prompt.
Prüfen Sie in der
Eingabemaske auf dem Bildschirm, ob die neuen geänderten längeren
Datumsfelder keine anderen Eingabefelder überlappen und nicht über
den rechten Rand des Bildschirmes herausragen! Falls Sie es doch
tun, lesen Sie bitte weiter unten den Abschnitt über REC2QES.EXE
und verbessern Sie die Aufteilung der Felder.
Führen Sie MERGE.EXE aus durch Eingabe von MERGE BEISPIELDATEI.REC
BEISPIELDATEI.OLD NEUEDATEI.REC 4 wobei NEUEDATEI.REC der gewünschte
Name der geänderten Datei sein soll und die Zahl "4"
der REVISE – Option im MERGE-Programm entspricht. MERGE wird
dann Daten von der existierenden Datenbankdatei in die neue noch
leere Datei übertragen und das gegenwärtige Jahrhundert ("19"
bis zum Jahr 2000 oder "20" danach) dem Datumsfeld
hinzufügen.
Ausführen von ENTER.EXE mit NEUEDATEI.REC um sicher zu gehen, dass alle Datenfelder korrekt übernommen wurden, anschließend mittels ANALYSIS, READ NEUEDATEI und dem FREQ-Befehl auf diverse Items inklusive der veränderten Datumsfelder überprüfen, ob die Datenbankdatei die korrekte Anzahl an Datensätzen enthält und alle Felder wie erwartet funktionieren.
Ändern
und, falls nötig, Erstellen einer QES-Datei
(nur nötig,
wenn die Zeilenabstände in der Eingabemaske geändert werden müssen)
Das Ändern der Zeilenabstände in der Eingabemaske, um die erweiterten Datumsfelder unterzubringen, erfordert das Vorhandensein einer QES-Datei, nämlich des Originals, aus der die zugehörige Datenbankdatei (REC-Datei) ursprünglich generiert wurde! Falls die QES-Datei existiert und keine Feldnamen in der entsprechenden REC-Datei verändert wurden, fahren Sie bitte wie folgt fort:
Suchen Sie die Datumsfelder in der QES-Datei und ändern Sie die 2-stellige ("yy") in eine 4-stellige Jahreszahl ("yyyy"). Vergewissern Sie sich, dass sich kein Datenfeld über 79 Spalten am rechten Bildschirmrand ausdehnt. Die geänderte QES-Datei sollte sich anschließend im gleichen Verzeichnis wie die zugehörige REC-Datei befinden und natürlich den selben Namen haben (mit Ausnahme der Dateiendung *.qes natürlich!).
Rufen Sie nun ENTER.EXE oder ENTERX.EXE auf und geben Sie den Namen ihrer Datenbankdatei ein. ENTER sollte nun bemerken, dass die QES-Datei neuer ist als die zugehörige REC-Datei und nachfragen, ob das Datenformat entsprechend angepaßt werden soll. Bestätigen Sie mit "ja". ENTER wird dann automatisch eine neue REC-Datei erstellen und das MERGE-Programm benutzen, um die Daten aus der bestehenden in die neue REC-Datei zu kopieren. Dabei wird das gegenwärtige Jahrhundert zu jedem YYYY-Feld hinzugefügt, welches vorher nur 2 Stellen hatte. Als Ergebnis entsteht eine neue Jahr-2000 fähige REC-Datei!
Benutzen Sie anschließend zur Überprüfung ANALYSIS und/oder ENTER mit der neuen REC-Datei. Sollen irgendwelche Felder Datumsangaben nicht aus dem gegenwärtigen Jahrhundert enthalten (z.B. Voraussagen von künftigen Ereignissen), seien Sie besonders aufmerksam; diesbezügliche Korrekturen müssen dann mit ANALYSIS gemacht werden.
Die ursprüngliche Rec-Datei wird umbenannt in *.old. Sollten Probleme aufgetreten sein, kann diese Datei oder die anfangs im Backup gesicherte Datei dazu verwendet werden, die Änderungen rückgängig zu machen! Wenn Sie die OLD-Datei zum Wiederherstellen des ursprünglichen Zustandes umbenennen müssen, rufen Sie ENTER nicht auf, bevor Sie das getan haben, weil immer nur eine "Generation" von OLD-Dateien gesichert bzw. behalten wird!
Erstellen
einer neuen QES-Datei
(nur nötig,
wenn Sie keine haben und
Sie die Aufteilung der Felder in der Eingabemaske verändern müssen)
Das Erstellen einer neuen QES-Datei ist nur nötig, wenn Sie die Originaldatei verlegt haben. Das Programm REC2QES.EXE kann aus einer bestehenden REC-Datei eine QES-Datei herstellen. Wenn allerdings die Feldnamen geändert wurden, nachdem die REC-Datei erstellt wurde, müssen Sie die Ausführung wiederholen, um eine passende neue REC-Datei zu erhalten.
Rufen Sie als Erstes REC2QES mit dem Namen ihrer Datenbankdatei auf, dann wird eine gleichlautende QES-Datei erstellt, also beispielsweise ALTEDATEI.QES ! Benutzen Sie dann ENTER mit der Option 2 um eine neue Datenbankdatei zu generieren, z. B. hier NEUEDATEI.REC ! Bevor Sie nun MERGE aufrufen, um bereits vorhandene Datenbestände in NEUEDATEI.REC einzufügen sollten Sie mit ANALYSIS überprüfen, ob die Feldnamen genau passen, in dem Sie jede REC-Datei einlesen und am Prompt den Befehl VARIABLES eingeben, um eine Liste der vorhandenen Variablen zu erhalten.
Wenn die zwei Dateistrukturen exakt zueinander passen, kann man nun in EPED die QES-Datei verbessern, also die Zeilenabstände der Felder verändern und die Datumsfelder entsprechend verlängern ("yyyy"). Anschließend führen Sie bitte das Zusammenfügen und Überprüfen wie folgt durch, wobei die Dateinamen wie im Beispiel lauten sollen:
Aufrufen von MERGE in dem Sie eingeben:
MERGE NEUEDATEI.REC
ALTEDATEI.REC ERGEBNIS.REC 4 wobei ERGEBIS.REC ihr bevorzugter
Name der neu erstellten Datei sein soll!
Ausführen von ENTER mit der ERGEBNIS.REC um sich zu vergewissern, dass alle Datenfelder korrekt übernommen wurden und dann
ANALYSIS, READ ERGEBNIS.REC mit nachfolgenden FREQ-Befehlen
diverser Variablen inklusive der geänderten Datumsfelder um
sicher zu sein, dass die neue REC-Datei die richtige Anzahl der
Datensätze enthält und alle Felder wie erwartet aussehen.
Konvertieren
von CHK-, PGM- und RPT-Dateien zur Jahr-2000 Fähigkeit
(Nur nötig
für Datenbanksysteme, bei denen Daten mit 2-stelliger Jahreszahl
eine Rolle spielen)
Das Umwandeln einzelner Datenbankdateien (REC-Dateien) mit 2-stelligen in 4-stellige Jahreszahlen ist noch relativ einfach, wie wir oben gesehen haben.
Die Konvertierung komplexer Softwaresysteme, wie sie z.B. in staatlichen Gesundheitsministerien zur Gesundheitsberichterstattung Verwendung finden, benötigt einiges mehr an Aufwand.
Im folgenden sind die Schritte aufgeführt, die wir empfehlen:
Machen Sie eine komplette Sicherung ihres Systems inklusive aller Dateien und Programme. Sie sollten dies sowieso regelmäßig tun, aber es ist besonders wichtig, bevor Sie irgendwelche Änderungen durch die geplanten Konvertierungen vornehmen!
Falls ihr System vollständig oder teilweise auch von anderen benutzt wird oder die Datenbankdateien, die Sie erstellen auch von anderen ausgewertet werden, sollten Sie daran denken, rechtzeitig zu informieren und Gelegenheit für Anregungen und Verbesserungen zu geben! Möglicherweise ergeben sich dadurch hilfreiche Ideen. Für die Gesundheitsüberwachung zuständige Personengruppen an staatlichen Stellen/Ministerien/Ämter, welche NETSS benutzen oder andere Epi-Info Systeme, sollten sich mit ihren entsprechenden über- und untergeordneten Stellen/Abteilungen beratschlagen.
Nach sorgfältiger Datensicherung sind dann die Dateien umzuwandeln, wie oben beschrieben. Wenn die QES-Datei, von welcher die REC-Datei erstellt wurde, nicht mehr existiert, könne Sie das Programm REC2QES.EXE benutzen, um eine QES-Datei aus der REC-Datei zu erstellen.
Sind Sie jedoch besonders sorgsam bei der Überprüfung, ob die Variablennamen in der aus der neuen QES-Datei erstellten noch leeren REC-Datei mit den Variablen der "alten" REC-Datei übereinstimmen. Sollte dies nämlich nicht der Fall sein, so führt der Vorgang der Datenzusammenführung beim Aufruf von ANALYSIS unweigerlich zu Datenverlust! Sie können dies verhindern, in dem Sie eine neue REC-Datei erzeugen und anschließend die unpassenden Variablennamen, die nicht mit denjenigen der ursprünglichen Datenbankdatei übereinstimmen, entsprechend verändern.
Ist die alte REC-Datei auf den neuen Stand gebracht, prüfen Sie nochmals die Unversehrtheit der Daten, geben Sie einige Daten als Beispielwerte ein und kontrollieren Sie, ob alles wie gewünscht auf dem Bildschirm erscheint. Bis zum Jahr 2000 wird durch den "Upgrade-Prozess" das Jahrhundert als "19" eingefügt. Sollte die nicht erwünscht sein, können Korrekturen durch Erstellen einen passenden Programms in ANALYSIS gemacht und in einer neuen Datei ausgegeben werden.
Veränderungen in CHK-, PGM- und RPT-Dateien
In CHK-, PGM- und RPT-Dateien sind können folgende Änderungen nötig werden:
Immer wenn eine Zeichenkette wie beispielsweise DATE[7,2] in einer ANALYSIS PGM-Datei auftritt, um das 7. und 8. Zeichen einer Datumsangabe auszugeben (das "yy" in "dd/mm/yy"), sind diese Zeichen jetzt natürlich um 2 Stellen nach rechts verschoben, entsprechend DATE[9,2] oder, besser als 4-stellige Jahreszahl DATE[7,4]. Mit EPED oder einem anderen Texteditor kann die Angabe "DATE[7,2]" in allen CHK-, PGM- und RPT-Dateien gesucht, geprüft und ersetzt werden.
In RPT-Dateien oder möglichen anderen ausgegeben Berichten kann es notwendig werden, Anpassungen an Datumsangaben zu machen, die ja nun 2 Stellen länger als vorher sind! Lassen Sie einfach alle Berichtsprogramme durchlaufen und überprüfen Sie das Ergebnis, dies wird entsprechende Probleme enthüllen.
In Situationen, wo Dateneingabe erforderlich ist, müssen Programme geändert werden, um nur 4-stellige Jahreszahlen eingeben zu können oder dem Benutzer anzuzeigen, nur 4-stellige Jahreszahlen einzugeben. Und wiederum ist Ausprobieren der einzige Weg um sicherzustellen, dass alle Probleme gelöst wurden.
Zusätzlich zur Überprüfung aller geänderten Programme kann es hilfreich sein, die entsprechenden Dateien nach Schlüsselwörtern wie "Jahr" oder "Datum" zu durchsuchen.
Zuletzt sollte das komplette Computersystem einer Jahr-2000-Simulation unterzogen werden, indem das Systemdatum des PC ins nächste Jahrhundert vorverlegt wird und somit eine Situation geschaffen werden kann, wo Datensätze aus zukünftiger Zeit 2000 mit Daten aus 1999 zusammentreffen!
Wenn alles reibungslos funktioniert hat wird es Zeit für eine Meldung, dass jetzt endlich alles Jahr-2000 tauglich ist.
Das nächste Jahrtausend kann kommen!
Die Übersetzung kann auch komplett heruntergeladen werden:
Link zur amerikanischen Epi-Info-Homepage bei'm Centers for Disease
Control
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30.03.2006